Como preparar seu primeiro Design Sprint remoto
Um dos pontos mais defendidos do Design Sprint é que todos devem estar no mesmo local físico, mais especificamente na mesma sala. Porém o primeiro Design Sprint da Movidesk foi organizado bem no começo do período de quarentena do COVID-19, o que nos forçou a adaptar a nossa forma de trabalho como um todo.
Na época, tínhamos um grande problema para resolver e um prazo curto para solucioná-lo, um cenário onde o DS é mais eficaz para trazer soluções, de acordo com o pessoal do Google.
Mas já estávamos preocupados com o desafio de manter uma boa comunicação com a equipe inteira trabalhando em home office há cerca de apenas 2 semanas. Além disso, tinha o fato adicional que nenhum de nós havia organizado um Design Sprint antes. Então como juntar todos, desenhar e criar post-its nesse novo cenário?
Com bastante organização, jogo de cintura e uma semana muito intensa, conseguimos resultados e feedbacks muito positivos, tanto dos participantes quanto do público-alvo. Descobrimos que dá, sim, para fazer um Design Sprint de forma remota e produtiva!
No meio do processo, descobrimos melhores práticas e também seguimos outras. E para ajudar quem for começar a ter um processo ainda melhor que o nosso, juntei aqui 4 etapas e algumas dicas para quem for preparar o seu primeiro Design Sprint nesse novo momento de trabalho, com ideias e sugestões da minha visão como facilitadora nesse desafio.
É tudo sobre a preparação
Sem dúvida a semana anterior ao Design Sprint é a que mais dá trabalho para quem está começando.
Apesar do método não durar mais do que 5 dias, ele ainda precisa ser planejado e estruturado para garantir que nada atrase ou impeça o time de continuar as dinâmicas.
O bom é que, mesmo sendo remoto, a organização em si acaba não tendo muita diferença de um Design Sprint tradicional. O que descobrimos, segundo os livros que lemos e dos relatos de outros especialistas, é que as maiores diferenças estão na nas ferramentas que tornam tudo isso possível.
1. Estude bem as técnicas do design sprint pelo menos uma semana antes
Se é sua primeira fez organizando ou facilitando um Design Sprint, como foi para nós, pode parecer assustador aprender todas as dinâmicas e processos sem muita antecedência. Mas na verdade não é.
As etapas são muito simples e estruturadas. Se você dedicar 1 ou 2 dias do seu final de semana, você consegue ler tranquilamente o livro Design Sprint, do Google. O conteúdo é realmente completo e fácil de entender, além de ter algumas checklists para relembrar as regras de cada dinâmica.
Só não esqueça que isso quer dizer pelo menos uns 5 dias antes de você aplicar a dinâmica em si. Além de aprender, você também precisará de tempo para organizar e montar as agendas de cada participante e de cada etapa.
2. Defina o objetivo e recrute os participantes
O primeiro passo do seu planejamento deve ser definir qual problema será o seu ponto de partida. O que você precisa resolver e deve ser o foco principal do seu Design Sprint?
Depois, selecione até 7 pessoas que entendem e podem contribuir sobre o tema que você escolheu. Na Movi, como o problema tinha relação com a área de Customer Success, decidimos que ter um Customer Success Manager (CSM) no time era crucial.
Além da seleção de talentos, você também precisará definir alguns papéis:
- Facilitador: geralmente é alguém de fora do seu time, já que seu papel é apenas guiar e facilitar a dinâmica. Chame um agile coach, um designer, ou qualquer pessoa que seja boa facilitando reuniões.
- Decisor: é a pessoa que toma as decisões no projeto. Na Movidesk, o decisor foi o próprio Product Manager. Em alguns casos, pode ser um Head ou até o CEO. O importante é que essa pessoa tenha autoridade e poder de decisão.
- Designer e desenvolvedor: em empresas de produtos digitais, é sempre bom contar com as pessoas que irão trabalhar no projeto que você escolheu e fazê-las participarem criativamente de todo o processo. A troca é mais rica e o desenvolvimento também acaba sendo mais rápido.
- Especialistas de outras áreas: convide representantes de Marketing, Vendas, Suporte, CS e outras dependendo do desafio que será abordado no processo. Eles também tem muito a contribuir, principalmente porque conseguem ver uma perspectiva diferente do problema. Se o número de especialistas passar de 7 pessoas (número máximo recomendado para rodar a DS), remaneje os convidados para participarem do papo dos especialistas na segunda.
Os participantes da Movi não eram tão diversos. Além de todo o time que iria trabalhar no produto e da CSM, tínhamos a facilitadora (eu, no caso) e outra Product Manager de outro time. Ainda sim, foi muito bom ter todo o time técnico participando do desafio. Todos deram ótimos pontos de vista e colaboraram muito.
Uma dica para recrutar fora do seu time é sempre pedir autorização dos gestores primeiro. Explique a importância e o porquê da partição da pessoa na dinâmica por toda semana antes de agendar qualquer compromisso. Nem todos podem parar suas atividades diárias por tanto tempo.
3. Escolha as ferramentas
Essas são as ferramentas que você irá precisar:
- Board colaborativo
- Timer
- Videoconferência
- Gravador de tela (ou uma videoconferência que grave a reunião)
- O bom e velho papel, post-it e caneta
- Opcional: ferramenta de votação
A primeira escolha deve ser onde o time irá executar a dinâmica, no caso, o board. A ferramenta precisa ser online, colaborativa (todos devem mexer ao mesmo tempo) e fácil de usar. Entre as opções que encontramos estavam o Miro e o Mural, ambos muito bem avaliados.
Como nós usamos como padrão o Miro, resolvemos testar o modelo de board de Design Sprint 3.0 deles. Fiquei surpresa pela extrema organização do modelo, com todos os “post-is” já pré-configurados. Você só precisa alterar os nomes e as cores de cada participante (iei!).
O pessoal da JustMad explica melhor nesse webinar:
Outro ponto muito positivo do Miro é que ele tem a opção de videoconferência, timer e votação, tudo no mesmo lugar. Isso quer dizer menos preocupações e problemas para você reunir todas as infos depois.
No caso da Movi, utilizamos o Timer do Miro, mas para a videoconferência acabamos optando pelo Matrix, já que o pessoal estava mais acostumado. Como o serviço de gravação de tela dele não estava funcionando na maior parte do tempo (e eu cometi o erro de não testar com antecedência), gravei a minha própria tela com o OBS Studio, outra ferramenta que é gratuita.
Apesar da nossa escolha, teria sido muito mais fácil utilizar a combinação do Meet + Opção de gravar a reunião + compartilhamento da tela do facilitador. Assim teríamos uma gravação de tudo que foi falado e também o que está sendo trabalhado dentro do board, sem precisar ficar indo e vindo entre arquivos e ferramentas.
Ah, apesar de ser remoto, não quer dizer que ninguém vai fazer nada a mão. É bom pedir para os participantes separarem antecipadamente papel, post-it (quem tiver) e pelo menos 2 canetas de cores diferentes. A etapa de esboço é melhor ser feita em papel e vai precisar, no mínimo, de 3 folhas A4.
Outra dica muito importante é testar todas as ferramentas antes de começar a dinâmica. Teste os boards, o gravador, o timer, para ter certeza que tudo irá funcionar como o esperado e que nada vai te atrasar ou tirar o foco dos seus participantes. Lembre-se que o que está em jogo não é apenas o tempo, mas a atenção e as ideias de cada um.
E, pensando bem, sabe qual a melhor parte de fazer o Design Sprint remoto? Você não precisa se preocupar em documentar as ideias e post-its depois rs.
4. Escolha o método
Para facilitar nossas escolhas e tempo, decidimos fazer a versão do Design Sprint 3.0 do board do Miro, mas com uma diferença: ao invés de fazer em 4 dias, fizemos em 5 tardes.
No nosso caso, algumas pessoas do time não poderiam ficar 100% do dia alocadas apenas para o Design Sprint, então aceitamos o desafio e combinamos o horário das 14h às 18h.
Além disso, o método remoto dá mais foco e, teoricamente, poderia ser feito em menos tempo do que o modelo by the book. Então achamos que valia a tentativa.
Apesar das boas intenções, as primeiras dinâmicas atrasaram, então tivemos que marcar um horário extra na terça-feira de manhã. Com algumas alterações de calendário, tivemos que ser mais fiéis ao timer, fechar algumas discussões mais rápido e simplificar mais as ideias.
Na quarta feira, dentro do prazo novamente, a ideia de solução estava pronta para ser prototipada. Mas as responsabilidades do protótipo ficaram muito concentradas e o designer e o PM precisaram trabalhar muito para conseguir terminá-lo a tempo.
Por isso outra dica é lembrar que ideias que possuem diversos fluxos precisam ter o dobro de cuidado ao definir os papéis da prototipação.
Já no último dia da metodologia, conseguimos testar com 5 usuários. Alguns foram internos e outros externos, por isso foi importante o recrutamento com antecedência, na própria quarta-feira.
Saímos de todo o processo com muitas ideias e muitos feedbacks positivos — e, o mais importante, um protótipo de solução viável, valiosa e usável.
No fim deu tudo certo!
Como ficou a nossa divisão de dinâmicas:
Segunda: Expert Talks, HMWs, Objetivo de longo prazo e Questões da sprint
Terça: Mapa, Lightnings Demos, Crazy 8s e Sketches
Quarta: Apresentação das soluções, Storyboard e Wireframe
Quinta: Protótipo
Sexta: Teste com usuários
Não vou mentir, mesmo estando como facilitadora e não participando diretamente dos exercícios, a experiência como um todo foi bem puxada. Se o seu time não tem experiência com Design Sprint ou o problema é muito complexo e precisa de muitos detalhes, é melhor separar o dia inteiro durante todos os 5 dias.
Dicas para facilitar um Design Sprint
Se essa for a sua primeira vez facilitando, como foi a minha, tenho algumas dicas para te dar.
1. Faça pausas a cada 1h ou entre dinâmicas maiores. Ficar sentado e muito focado por muito tempo cansa e a pausinha para ir no banheiro, olhar a janela, brincar com o gato faz toda a diferença.
2. Lembre a todos que separem água e lanchinhos todos os dias. Deixe essa anotação já no evento da agenda.
3. Não deixe, de jeito nenhum, para organizar o board no dia anterior. É bastante detalhe para rever e pode ser que você não consiga terminar tudo.
4. Peça para que todos separem os materiais na semana anterior ao Design Sprint. Às vezes as pessoas não tem papel A4 em casa.
5. Não hesite em interromper longas discussões que fogem do foco da Sprint. Seja educado, mas firme. Se a equipe começar a viajar demais, preciosos minutos de concentração de cada um será perdida.
6. Nas etapas de votação, peça que cada um pense no seu voto e dê alguns minutos para que façam a sua escolha. Só depois permita que as pessoas movam suas bolinhas de voto. Isso evita um caos de bolinhas vermelhas perdidas pelo board que ninguém mais sabe de quem é.
7. Também não tenha medo de apontar quando o time está com ideias muito complexas, pouco viáveis ou difíceis de serem testadas. Reduza o escopo para o mínimo necessário.
8. Avise que os participantes devem estar sempre com o vídeo ativo. Isso ajuda muito nas discussões, no entrosamento da equipe e no processo do DS.
Poder facilitar esse Design Sprint foi enriquecedor de diversas formas. Aprendi em uma semana o que levaria meses para entender de todo o processo da Movidesk. Também foi ótimo para conhecer outras pessoas e criar novos laços. Tudo isso de uma maneira bem objetiva e colaborativa!
Então espero que essas dicas te ajudem a ter uma ótima primeira Design Sprint remoto. Comente aqui também sua experiência ou até mesmo dúvidas sobre alguma parte específica do processo :)
